Prázdne kreslo v salóne, nepoužitá hodina v ordinácii alebo detailingový box, ktorý mal byť plný. Zákazník väčšinou nezabudne zo zlého úmyslu. Termín si jednoducho zapísal pred dvoma týždňami a medzitým sa mu zmenil celý kalendár. SMS pripomienka termínu je najjednoduchší spôsob, ako sa tomu vyhnúť, a pri správnom nastavení vás nestojí žiadnu každodennú prácu.
V tomto článku nájdete, kedy je najlepšie pripomienku poslať, ako má vyzerať text správy, hotové šablóny pre rôzne prevádzky a postup, ako si automatickú SMS pred termínom nastaviť v NOTIFI. Ak chcete riešiť aj samotný problém neprišlých zákazníkov, pozrite si aj článok [Zákazník neprišiel na termín? 7 spôsobov, ako znížiť no-show](/blog/no-show-zakaznik-neprisiel/).
Čo je SMS pripomienka termínu a prečo funguje
SMS pripomienka termínu je krátka správa, ktorú zákazník dostane krátko pred dohodnutou návštevou a ktorá mu pripomenie deň, čas a službu. Funguje preto, že SMS prečíta každý majiteľ mobilu bez inštalácie aplikácie a bez prihlasovania. Nemusí si pamätať, že sa niekde objednal, správa mu to povie sama.
Pre prevádzku má pripomienka dva efekty. Zákazník, ktorý termín zabudol, sa včas ozve alebo príde. A zákazník, ktorému sa plány zmenili, termín zruší skôr, než by ho nechal prepadnúť, takže môžete voľné miesto ponúknuť ďalšiemu. Pripomienka teda nie je len „slušnosť“, ale ochrana vášho času.
Dôležité je, že ide o servisnú správu k už dohodnutej službe. Nepredáva nič nové, len pripomína konkrétny termín. Ako je to s právnym pohľadom, vysvetľujeme v článku [Môžete zákazníkom posielať SMS? GDPR jednoducho](/blog/sms-a-gdpr/).
Kedy poslať pripomienku: 1 deň, 2 dni alebo týždeň vopred
Najčastejšie sa pripomienka posiela deň alebo dva pred termínom. Takto má zákazník dosť času termín zrušiť alebo presunúť a zároveň si ho ešte pamätá. Presný počet dní závisí od typu prevádzky a od toho, ako dlho vopred sa u vás ľudia objednávajú.
Praktické pravidlá, ktoré fungujú v malých prevádzkach:
- Krátke služby (strih, manikúra, umytie auta): pripomienka 1 deň pred termínom.
- Dlhšie alebo drahšie služby (farbenie, svadobný účes, detailing): pripomienka 2 až 3 dni vopred, aby ste mali čas nájsť náhradu.
- Objednávky vyrobené na zákazku (torta, kytica): pripomienka niekoľko dní vopred, aby zákazník potvrdil vyzdvihnutie.
- Termíny dohodnuté s veľkým predstihom (mesiac a viac): ešte pred hlavnou pripomienkou môžete poslať potvrdenie hneď po zapísaní termínu.
V NOTIFI počet dní pred termínom nastavíte sami, v šablóne „Pripomienka termínu“. Nemusíte sa spoliehať na žiadnu pevne danú hodnotu.
Ako má vyzerať dobrá SMS pripomienka
Dobrá pripomienka obsahuje meno, službu, dátum, čas a názov prevádzky, a to na jedno prečítanie. Čím je kratšia, tým je pravdepodobnejšie, že ju zákazník prečíta celú a reaguje.
Zásady, ktoré sa oplatí dodržať:
1. Oslovte menom. „Dobrý deň, pani Nováková“ pôsobí osobnejšie než všeobecná správa. 2. Napíšte presne kedy a čo. Deň v týždni, dátum a hodina, ku tomu služba. 3. Uveďte, kto píše. Názov prevádzky na konci, aby bolo jasné, odkiaľ správa je. 4. Povedzte, čo má zákazník urobiť, ak nemôže prísť. Telefónne číslo alebo „odpíšte nám“. 5. Držte sa jednej SMS. Bez diakritiky sa zmestí približne 160 znakov do jednej správy, s diakritikou menej, takže dlhší text sa už počíta ako viac správ. NOTIFI preto v predvolených šablónach používa text bez diakritiky.
Tón prispôsobte prevádzke. Barbershop môže byť uvoľnenejší, ordinácia formálnejšia. Dôležité je, aby sa správa dala prečítať za pár sekúnd.
Hotové šablóny SMS pripomienky termínu
Tu je päť šablón, ktoré si môžete skopírovať a upraviť. Údaje v zátvorkách sa v NOTIFI dopĺňajú automaticky podľa zákazníka a jeho termínu.
Kaderníctvo: „Dobrý deň {meno}, pripomíname Vám termín {služba} dňa {dátum} o {čas}. Ak nemôžete prísť, dajte nám prosím vedieť. Kaderníctvo Lucia“
Barbershop: „Ahoj {meno}, zajtra o {čas} Ťa čakáme na {služba}. Ak sa niečo zmenilo, odpíš alebo zavolaj. Barber Shop“
Nechtové štúdio: „Dobrý deň {meno}, pripomíname termín {služba} dňa {dátum} o {čas}. Ak potrebujete termín zmeniť, napíšte nám. Štúdio Nails“
Autoumyváreň a detailing: „Dobrý deň {meno}, pripomíname Vám objednávku {služba} dňa {dátum} o {čas}. Ak potrebujete termín presunúť, ozvite sa nám. Detailing Garage“
Cukráreň (vyzdvihnutie torty): „Dobrý deň {meno}, Vaša objednávka {služba} je pripravená na vyzdvihnutie {dátum} o {čas}. Tešíme sa na Vás! Cukráreň Sladká“
Viac hotových textov nájdete v článku [40 hotových SMS šablón pre kaderníctva, cukrárne a salóny](/blog/sms-sablony-pre-zakaznikov/).
Ako si SMS pripomienku nastaviť v NOTIFI
V NOTIFI si nastavíte šablónu raz a potom už pripomienky odchádzajú samy. Nemusíte denne preklikávať zoznam zákazníkov ani nič posielať ručne.
Postup je jednoduchý:
1. Pridajte zákazníka a jeho termín. V aplikácii vyplníte meno, telefón, službu, dátum a čas. Pri zákazníkovi musí byť zaznamenaný súhlas so SMS. 2. Zapnite šablónu „Pripomienka termínu“. V nastaveniach vyberiete, koľko dní pred termínom sa má správa odoslať, a upravíte text podľa vášho štýlu. 3. Nechajte NOTIFI pracovať. Každý deň ráno o 9:00 sa pozrie, komu je dnes čas pripomenúť termín, a odošle SMS. Zákazník bez zaznamenaného súhlasu alebo bez telefónneho čísla správu nedostane. 4. Termín zmeňte priamo v aplikácii, ak sa zákazník dohodne na inom dni, aby ste mali v zázname vždy aktuálne údaje.
Okrem pripomienky viete zapnúť aj okamžité potvrdenie rezervácie hneď po zapísaní termínu. Zákazník tak dostane SMS dvakrát: raz ako potvrdenie, raz ako pripomienku.
Odosielanie je účtované podľa balíka: SMS stojí 0,08 € v pláne BASIC (18 € mesačne), 0,07 € v pláne GROW (28 € mesačne) a 0,06 € v pláne PRO (38 € mesačne). Pri ročnej platbe získate 4 % zľavu. Všetky ceny nájdete na stránke [Cenník](/cennik/).
Čo ešte automaticky poslať po termíne
Pripomienka je len začiatok cyklu. Po návšteve má zmysel poslať ešte dve správy a obe viete nastaviť podobne ako pripomienku.
- Prosba o recenziu. Po zvolenom počte dní od návštevy dostane zákazník SMS s odkazom na hodnotenie na Google alebo Facebooku. Viac v článku [Ako získať viac Google recenzií](/blog/ako-ziskat-google-recenzie/).
- Pozvanie na ďalšiu návštevu. Napríklad 42 dní po poslednej návšteve, teda zhruba po šiestich týždňoch, keď sa zákazníčka v kaderníctve prirodzene vracia.
Takto vám z jedného zapísaného termínu vzniknú tri kontakty so zákazníkom: pripomienka, poďakovanie s prosbou o recenziu a pozvanie späť. Všetko bez toho, aby ste si museli čokoľvek pamätať.
Časté chyby pri SMS pripomienkach
Najčastejšie chyby sú príliš dlhý text, pripomienka v zlý čas a chýbajúci spôsob, ako termín zrušiť. Každú z nich viete opraviť za pár minút.
- Príliš skoro. Pripomienka týždeň vopred sa v zákazníkovej hlave stratí. Poslať ju až v deň termínu zas nechá málo času na reakciu.
- Príliš dlhý text. Keď správa presiahne jednu SMS, platíte za viac častí a zákazník ju čítať nebude.
- Žiadna cesta späť. Ak nenapíšete, ako termín zrušiť, zákazník jednoducho nepríde a nič nepovie.
- Nepresné údaje. Zlý čas alebo služba pôsobia neprofesionálne a vyvolávajú zbytočné telefonáty.
- Mixovanie s reklamou. Pripomienka má byť pripomienkou. Akcie a zľavy patria do samostatnej správy a podliehajú iným pravidlám.
Časté otázky
Kedy je najlepšie poslať SMS pripomienku termínu?
Väčšinou deň až dva pred termínom. Zákazník má čas termín zrušiť alebo presunúť a zároveň si ho ešte pamätá. Pri náročnejších službách môžete pripomienku poslať aj 2 až 3 dni vopred.
Potrebujem na SMS pripomienku súhlas zákazníka?
Pripomienka sa týka služby, ktorú si zákazník sám objednal, takže ide o servisnú správu. NOTIFI však posiela SMS len zákazníkom, ktorí majú v aplikácii zaznamenaný súhlas so SMS, čo je bezpečnejšie. Nejde o právne poradenstvo, podrobnosti nájdete v článku o [SMS a GDPR](/blog/sms-a-gdpr/).
Koľko stojí automatická SMS pripomienka?
V NOTIFI platíte mesačný plán (BASIC 18 €, GROW 28 €, PRO 38 €) a cenu SMS podľa plánu: 0,08 €, 0,07 € alebo 0,06 € za správu. Pri ročnej platbe je 4 % zľava.
Môžem si upraviť text SMS pripomienky?
Áno. Text, aj počet dní pred termínom si v šablóne upravíte podľa seba a doplnia sa doň údaje o zákazníkovi a jeho termíne.
Čo ak zákazník termín zruší alebo presunie?
Termín upravíte v aplikácii, aby ste mali aktuálny záznam. Ak by sa zmena týkala termínu tesne pred odoslaním, overte si ju radšej aj telefonicky.
Vyskúšajte automatické pripomienky
Ak vás už unavuje volať ľuďom deň vopred alebo hľadať, kto z objednaných nepríde, nechajte pripomienky na NOTIFI. Nastavíte ich raz a potom ide všetko samé. [Vyskúšajte NOTIFI](/vyskusalte/) a zistite, koľko termínov sa vám podarí zachrániť.
