Papierový diár, Excel alebo aplikácia? Ako si najlepšie viesť objednávky klientov

Papierový diár, Excel aj aplikácia vedia uchovať objednávky klientov. Rozdiel nie je v tom, čo si zapíšete, ale v tom, čo sa s tým zapísaným dá robiť potom: vyhľadať zákazníka, zistiť, kto sa dlho neukázal, a ozvať sa mu včas. Ak máte pár stálych klientov a termíny si pamätáte, diár úplne stačí. Pri väčšom počte ľudí začína byť drahší než aplikácia, hoci nič nestojí.

Tento článok nie je reklama na to, aby ste diár vyhodili. Porovnáme tri spôsoby, ako viesť objednávky klientov, férovo vyberieme silné aj slabé stránky každého a na konci dostanete kontrolný zoznam, podľa ktorého sa rozhodnete sami. O pasci Excelu sa podrobne píše v článku [Ako ušetriť 5 až 10 hodín týždenne a skoncovať s chaosom v Exceli](/blog/ako-usetrit-5-az-10-hodin-tyzdenne-a-skoncovat-s-chaosom-v-exceli/). Tu sa pozrieme na praktické rozhodovanie: čo komu vyhovuje.

Papierový diár na objednávky: kedy stačí a kde zlyháva

Papierový diár je najlepšia voľba, keď máte málo klientov, pracujete sami a termíny si dohadujete osobne alebo telefonicky. Nepotrebuje batériu, internet ani heslo a naučí sa ho každý za minútu.

Silné stránky diára:

• nulové náklady a nulová učiaca krivka,
• funguje aj bez signálu a bez nabitého telefónu,
• jedným pohľadom vidíte deň alebo týždeň,
• zápis rukou si mnohí ľudia lepšie pamätajú.

Slabé stránky diára:

• nedá sa v ňom hľadať. Kedy bola pani Horváthová naposledy? Treba listovať spätne po stranách.
• diár neupozorní. Sám nikomu nepošle pripomienku a sám sa nespýta, kde je zákazník, ktorý sa dlho neukázal.
• jeden exemplár. Ak ho stratíte, zmoknete s ním alebo ho zabudnete doma, prídete o všetko.
• nedá sa zdieľať. Dvaja ľudia v salóne alebo dielni musia mať jeden diár a stáť pri ňom.
• telefónne čísla a poznámky o zákazníkoch sú rozptýlené po stranách, a nie na jednom mieste.

Diár je teda dobrý na to, čo sa deje dnes a zajtra. Na pamäť podniku, čo sa dialo pred polrokom, je slabý.

Excel na objednávky klientov: výhody a skryté náklady

Excel (alebo Tabuľky Google) je krok vyššie: zákazníkov viete zoradiť, vyhľadať a filtrovať a súbor sa dá zálohovať. Evidencia klientov v Exceli funguje dobre, kým ste jediný človek, ktorý do tabuľky zapisuje, a kým zákazníkov nie je príliš veľa.

Silné stránky Excelu:

• zákazníkov nájdete vyhľadávaním alebo filtrom,
• tabuľku si prispôsobíte presne podľa seba, pridáte stĺpec pre alergie, farbu vlasov alebo značku auta,
• máte bežne k dispozícii ako program, ktorý poznáte,
• dá sa uložiť na viac miest a prenášať.

Slabé stránky Excelu:

• nevie nič spraviť sám. Nepošle správu, neupozorní vás, nezistí, kto je dlho preč, ak mu to nenaprogramujete.
• chyby pribúdajú nenápadne: preklep v čísle, dvakrát zapísaný zákazník, každý hárok trochu inak.
• v mobile sa s ním pracuje nepohodlne, a práve v mobile ho medzi zákazníkmi máte pri sebe.
• keď ho používa viac ľudí, vznikajú dve verzie súboru a nikto nevie, ktorá je aktuálna.
• údaje o zákazníkoch sú v súbore, ktorý sa ľahko pošle omylom nesprávnemu človeku alebo stratí spolu s notebookom.

Excel je dobrý ako evidencia, ale nie ako asistent. Vy musíte pamätať na to, kedy ho otvoriť a čo v ňom hľadať.

Aplikácia na evidenciu zákazníkov: čo pridáva navyše

Aplikácia pre malú prevádzku pridáva to, čo diár ani Excel nevedia: pamätá si za vás dôležité dátumy a v pravý čas vie zákazníkovi poslať správu. Oplatí sa, keď máte desiatky až stovky stálych zákazníkov a nestíhate sa im ozývať sami.

Silné stránky aplikácie:

• všetky údaje o zákazníkovi na jednom mieste: kontakt, história návštev, poznámky,
• prístup z mobilu aj z počítača, viac ľudí vidí tie isté údaje,
• automatické pripomienky a pozvania na ďalšiu návštevu,
• zálohovanie a prístup bez toho, aby ste museli niečo ukladať sami.

Slabé stránky aplikácie:

• stojí peniaze, aj keď ide o malé sumy,
• treba sa ju naučiť a zvyknúť si zapisovať každú návštevu,
• potrebuje internet a nabitý telefón,
• zodpovedáte za súhlasy zákazníkov so správami a za to, čo im posielate.

Aplikácii nemusíte veriť naslepo. Dobrá ponúka skúšobnú dobu, počas ktorej zistíte, či sa vám v nej pracuje. Viac o tom, čo od takejto aplikácie čakať, nájdete v článku [Aplikácia na rezervácie a objednávky zákazníkov](/blog/aplikacia-na-rezervacie/).

Porovnanie vedľa seba: kedy čo vybrať

Najjednoduchšie je rozhodnúť sa podľa počtu zákazníkov a podľa toho, či sa chcete zákazníkom ozývať sami od seba. Nasledujúca tabuľka je orientačná, nie pravidlo.

| Kritérium | Papierový diár | Excel | Aplikácia | |---|---|---|---| | Náklady | žiadne | väčšinou žiadne | mesačný poplatok | | Rýchlosť zápisu | najrýchlejšia | stredná | stredná | | Vyhľadanie zákazníka | pomalé | rýchle | rýchle | | Zálohovanie | žiadne | ručné | automatické | | Viac ľudí naraz | nepohodlné | rizikové | bežné | | Automatické SMS a pripomienky | nie | nie | áno | | Najlepšie pre | pár stálych klientov | desiatky klientov, jeden užívateľ | viac klientov, snaha o ich návrat |

Ak sa vám čítajú dve alebo viac položiek zo stĺpca aplikácie ako vaše potreby, má zmysel aspoň vyskúšať. Ak ste sa vo všetkom našli v stĺpci diára, nechajte ho tak.

Kontrolný zoznam: je čas zmeniť systém?

Zamyslite sa, či sa vás týka aspoň niekoľko z týchto bodov. Čím viac ich zaškrtnete, tým viac sa zmena oplatí.

• [ ] Neviem rýchlo povedať, kedy bol zákazník u mňa naposledy.
• [ ] Pri otázke „kto sa mi dlho neozval?“ musím listovať alebo scrollovať.
• [ ] Zákazníci chodia na termín neskoro alebo vôbec a ja im nič nepripomínam.
• [ ] Telefónne čísla mám na viacerých miestach: v diári, v telefóne aj v hlave.
• [ ] Viac ľudí v prevádzke potrebuje vidieť tie isté údaje.
• [ ] Strata diára alebo notebooku by pre mňa bola katastrofa.
• [ ] Zákazníkom neposielam narodeninové alebo sezónne správy, hoci by som chcel.
• [ ] Mám pocit, že mi zákazníci „odtekajú“, ale neviem koľko.

Ak ste zaškrtli 0 až 2 body, diár alebo jednoduchá tabuľka vám vyhovuje. Pri 3 až 5 stojí za to vyskúšať aplikáciu. Pri 6 a viac už zbytočne prichádzate o čas aj zákazníkov. Prečo sa zákazníci vlastne strácajú, rozoberá článok [Prečo sa zákazníci nevracajú a ako ich pozvať späť automaticky](/blog/preco-sa-zakaznici-nevracaju/).

Ako prejsť z diára alebo Excelu na aplikáciu bez stresu

Prechod nemusí byť zložitý. Nemusíte prepisovať všetko naraz. Stačí začať tými, ktorí sa vás týkajú najviac.

1. Vyberte si zákazníkov. Začnite stálymi klientmi a tými, ktorí prišli za posledný rok. Starých záznamov sa zbavíte neskôr. 2. Doplňte kontakty. Najdôležitejšie je telefónne číslo. Bez neho nemôžete poslať žiadnu pripomienku. 3. Opýtajte sa na súhlas. Pri najbližšej návšteve sa zákazníka spýtajte, či môžete posielať správy, a zapíšte to. Podrobnosti nájdete v článku [Ako zbierať kontakty na zákazníkov legálne a bez rizika pokut](/blog/ako-zbierat-kontakty-na-zakaznikov-legalne-a-bez-rizika-pokut/). Nejde o právne poradenstvo. 4. Pár týždňov používajte oboje. Nový systém aj starý diár. Až keď sa v novom vyznáte, diár odložte. 5. Zapnite jednu automatizáciu. Najlepšie pozvanie na ďalšiu návštevu alebo pripomienku. Ďalšie pridáte neskôr.

Pre inšpiráciu, ako vyzerá evidencia zákazníkov v praxi, pozrite článok [Jednoduchá evidencia zákazníkov (CRM) pre kaderníctva a obchody](/blog/evidencia-zakaznikov-crm-pre-male-prevadzky/).

Kde do toho zapadá NOTIFI

NOTIFI je evidencia zákazníkov a objednávok s automatickými SMS. Nie je to samoobslužný rezervačný kalendár, v ktorom sa zákazník objedná sám. Termíny a objednávky zapisujete vy a NOTIFI vám pomáha ozvať sa zákazníkom v pravý čas. Ak hľadáte nástroj, v ktorom si zákazníci rezervujú termín sami, o tej téme všeobecne píše článok [Online rezervačný kalendár](/blog/rezervacny-kalendar/).

Čo NOTIFI konkrétne robí:

• zapisuje zákazníkov, ich súhlasy, udalosti (narodeniny, meniny, výročia) a objednávky na jednom mieste,
• každý deň o 9:00 zistí, komu treba na dnes poslať správu, a pošle ju len tým, ktorí majú zaznamenaný súhlas,
• pošle pozvanie na ďalšiu návštevu (napríklad 42 dní po návšteve), pokiaľ zákazník nemá medzitým nový termín,
• umožní poslať ručnú SMS z detailu zákazníka,
• pripraví kampane SMS aj e-mailom pre vybrané skupiny, napríklad pre zákazníkov, ktorí neboli 30, 60 alebo 90 dní,
• v plánoch GROW a PRO vie poslať aj prosbu o recenziu,
• každá marketingová správa obsahuje možnosť odhlásenia na notifi.sk/stop.

Ceny sú prehľadné: BASIC 18 €, GROW 28 € a PRO 38 € mesačne, pri ročnej platbe 4 % zľava. SMS stojí 0,08 € (BASIC), 0,07 € (GROW) a 0,06 € (PRO). Všetko je na stránke [/cennik/](/cennik/). Nová prevádzka si môže najprv skúsiť 7 dní zdarma.

Časté otázky

Stačí mi papierový diár na objednávky? Áno, ak máte málo stálych klientov, pracujete sami a termíny si pamätáte. Diár je lacný, rýchly a spoľahlivý. Prestáva stačiť, keď potrebujete vyhľadávať v histórii, ozývať sa zákazníkom automaticky alebo zdieľať údaje s kolegom.

Je Excel dobrý na evidenciu klientov? Je to dobrý začiatok, kým zákazníkov nie je veľa a zapisuje do neho jeden človek. Excel vie vyhľadávať a filtrovať, ale nevie sám posielať správy ani vás upozorniť. Pri väčšom počte klientov a viacerých ľuďoch sa stáva neprehľadný.

Aká je výhoda aplikácie oproti diáru? Aplikácia má všetky informácie o zákazníkovi na jednom mieste, dostanete sa k nim z mobilu a vie zákazníkovi automaticky poslať pripomienku alebo pozvanie späť. Diár tieto veci nerobí. Na druhej strane aplikácia stojí peniaze a treba si na ňu zvyknúť.

Koľko stojí aplikácia na evidenciu zákazníkov? NOTIFI stojí 18 € (BASIC), 28 € (GROW) alebo 38 € (PRO) mesačne, pri ročnej platbe so zľavou 4 %. Odoslané SMS sa účtujú zvlášť: 0,08 €, 0,07 € alebo 0,06 € za správu podľa plánu. Ceny iných nástrojov si overte u ich dodávateľov.

Môžem prejsť z diára na aplikáciu postupne? Áno, a je to rozumný spôsob. Najprv preneste stálych klientov a niekoľko týždňov používajte nový systém spolu s diárom. Až keď sa vám nový systém osvedčí, diár odložte.

Musím mať od zákazníkov súhlas na posielanie SMS? Marketingové SMS a e-maily patria len ľuďom, ktorí s nimi súhlasili. Súhlas si zapíšte a do každej marketingovej správy dajte možnosť odhlásenia. Viac vysvetľuje článok [SMS a GDPR](/blog/sms-a-gdpr/), no nejde o právne poradenstvo.

Čo urobiť ďalej

Prejdite si kontrolný zoznam a zistite, koľko bodov sa vás týka. Ak ich je viac, skúste NOTIFI na [/vyskusalte/](/vyskusalte/) a pozrite si, ako vyzerá vaša evidencia zákazníkov s automatickými SMS.