Rezervačný systém pre kozmetiku má vyriešiť tri veci: aby ste vedeli, kto kedy príde, aby klientka na termín nezabudla a aby sa po ošetrení vrátila ešte raz. Kozmetika je totiž špecifická tým, že výsledok prichádza až z opakovania. Jedno čistenie pleti vás neposunie ďaleko, séria ošetrení áno. A práve séria sa v praxi najčastejšie rozpadne, nie preto, že by klientka bola nespokojná, ale preto, že si zabudla dohodnúť ďalší termín.

V tomto článku si ukážeme, čo má evidencia klientok v kozmetickom salóne obsahovať, ako uchopiť kúry a permanentky, ako využiť sezónnosť a ako si nastaviť SMS pripomienky tak, aby vás nestáli hodiny písania. Všetko s tým, čo NOTIFI naozaj vie, bez sľubov, ktoré aplikácia nespĺňa.

Čo má vedieť rezervačný systém pre kozmetický salón

Kozmetický salón potrebuje prehľad termínov, kartu klientky s históriou ošetrení a automatické SMS pred termínom aj po ňom. Všetko ostatné je bonus, ktorý môžete doplniť neskôr.

Pri výbere aplikácie si položte jednoduché otázky:

  • Vidím na mobile, koho dnes a zajtra čakám a na aké ošetrenie?
  • Viem pri klientke nájsť, čo som jej robila naposledy a kedy?
  • Pošle sa pripomienka sama, alebo ju musím písať ručne?
  • Viem zistiť, ktoré klientky neboli dlhšie, než by mali?
  • Je pri každej klientke zapísaný súhlas so správami?

Zápis musí byť rýchly a dať sa spraviť z telefónu. Všeobecný pohľad na výber nájdete v článku [Aplikácia na rezervácie a objednávky zákazníkov](/blog/aplikacia-na-rezervacie/).

Jedna dôležitá poznámka vopred. NOTIFI nie je online booking, cez ktorý si klientka sama vyberie voľný čas. Termín dohodnete tak, ako doteraz (telefón, správa, osobne), a zapíšete ho vy. Aplikácia sa potom postará o to, čo vám zvyčajne ujde: pripomienky, pozvania na návrat, narodeniny a kampane. O samoobjednávaní vo všeobecnosti sa dočítate v článku [Online rezervačný kalendár](/blog/rezervacny-kalendar/).

Ošetrenia, kúry a permanentky: ako ich evidovať

Každé ošetrenie zapíšte ako samostatnú objednávku s dátumom, typom služby a cenou. Kúru alebo permanentku si viete evidovať v poznámke a v histórii návštev klientky, takže vždy vidíte, kde sa séria nachádza.

Kozmetika má oproti iným službám tri typické formy predaja, ktoré sa oplatí rozlišovať:

1. Jednorazové ošetrenie. Čistenie pleti, úprava obočia, mikromasáž. Klientka príde, zaplatí a odíde. 2. Kúra (séria). Napríklad päť ošetrení za sebou v pravidelných odstupoch. Dôležitý je rytmus: ak sa jedna návšteva presunie o mesiac, séria stráca zmysel. 3. Permanentka alebo darčekový poukaz. Klientka zaplatí vopred a využíva postupne, alebo ju niekto obdaruje.

NOTIFI zatiaľ nemá samostatný modul na predplatené balíky ani poukazy, takže počet zostávajúcich vstupov nesleduje automaticky. Prakticky to riešia dve veci. Po prvé, každé ošetrenie zapíšete s dátumom, takže história ukáže, koľké v poradí to bolo. Po druhé, do poznámky pri klientke napíšete stručne napríklad „kúra 5 ošetrení, 3. hotové, ďalšie do konca mesiaca“. Pri poukaze si zapíšte jeho číslo a platnosť. Ak potrebujete presnú evidenciu zostatku, vedzte, že tento kus zatiaľ zostáva na vás.

Pozor na to, čo do poznámky píšete. Pri kozmetike je lákavé zapísať si alergie, diagnózy kože, tehotenstvo alebo lieky, lebo ovplyvňujú ošetrenie. Tieto informácie sú zdravotné údaje, teda citlivá kategória, a do voľnej poznámky v karte zákazníka nepatria. Zapisujte len prevádzkové veci: typ ošetrenia, použitý postup alebo produkt, preferovaný čas, dohodu o ďalšom termíne. Ak zdravotné informácie od klientky potrebujete, riešte ich osobitne a podľa vlastných pravidiel prevádzky, nie v poznámke, z ktorej sa generujú správy a prehľady.

Prečo sa klientky na kozmetiku nevracajú

Klientka sa na ďalšie ošetrenie nevráti automaticky, pretože si sama nepamätá, kedy je vhodný čas. Najčastejšia príčina nie je nespokojnosť, ale zabudnutie a odkladanie.

Typický príbeh: klientka príde na čistenie pleti, odíde spokojná a povie si, že sa objedná o mesiac. Potom príde práca, deti, dovolenka. Na kozmetiku si spomenie o štyri mesiace, keď má pleť horšiu, a v tej chvíli ju možno osloví reklama inej kozmetičky. Kto napíše ako prvý v pravý čas, získa termín.

Preto sa oplatí vedieť, aký rytmus majú vaše služby. Nižšie sú ilustračné intervaly, ktoré môžete použiť ako východisko. Nie sú to odborné odporúčania, každá kozmetička pozná svoje postupy lepšie:

| Služba | Ilustračný odstup | |---|---| | Úprava obočia, farbenie obočia a mihalníc | 3 až 4 týždne | | Základné čistenie pleti | 4 až 6 týždňov | | Ošetrenie z kúry (séria) | podľa vášho plánu kúry | | Masáž tváre, relaxačné ošetrenie | 4 až 8 týždňov |

V NOTIFI si pozvanie na návrat nastavíte počtom dní po poslednej návšteve, takže si hodnoty prispôsobíte presne svojmu salónu. Viac o tom, ako klientky vracať, nájdete v článku [Ako vrátiť zákazníkov](/blog/ako-vratit-zakaznikov/).

SMS pripomienky: pred termínom a po ošetrení

SMS pripomienka pred termínom zníži počet klientok, ktoré zabudnú prísť, a SMS po uplynutí zvoleného počtu dní ich vráti na ďalšie ošetrenie. Obe sú automatické a odchádzajú v rovnaký čas, každý deň o 9:00.

Ošetrenie v kozmetike trvá dlho, takže neprišlá klientka znamená prázdnu hodinu alebo viac. Krátka pripomienka deň vopred stačí:

Dobrý deň, Zuzana, pripomíname Váš termín zajtra o 15:00 v salóne Pleť a Pohoda. Ak nemôžete prísť, dajte nám prosím vedieť. Tešíme sa!

A pozvanie na návrat po čistení pleti, napríklad po 35 dňoch:

Dobrý deň, Zuzana, už je to päť týždňov od Vášho posledného ošetrenia v salóne Pleť a Pohoda. Chcete si dohodnúť ďalší termín? Zavolajte alebo odpíšte na 0900 123 456. Odhlásenie: notifi.sk/stop

Pozvanie sa nepošle, ak má klientka medzitým zapísaný novší termín. Takže ju neobťažujete správou, keď už ide o ďalšiu návštevu. Ďalšie vzory nájdete v článkoch [Automatická SMS pripomienka termínu](/blog/sms-pripomienka-terminu/) a [40 hotových SMS šablón](/blog/sms-sablony-pre-zakaznikov/).

Jedno obmedzenie treba povedať otvorene. K jednému typu spúšťača patrí jedna šablóna, takže automatické pozvanie na návrat má jeden spoločný počet dní pre celý salón. Ak robíte súčasne obočie (3 týždne) a čistenie pleti (6 týždňov), nastavte rozumný stred, alebo si na druhú skupinu pomôžte kampaňou či ručnou SMS, o ktorých píšem nižšie.

Sezónnosť: kedy kozmetika ožíva a kedy treba pozvať

Kozmetika má zreteľné sezóny a SMS kampaň pred sezónou napĺňa kalendár skôr, než si klientky stihnú objednať inde. Typicky ide o jar, leto a predvianočné obdobie.

Každý salón má svoj rytmus, no typické okná sú tieto:

  • Jar. Po zime klientky riešia pleť, hydratáciu a prípravu na teplejšie mesiace.
  • Pred letom a po ňom. Pred dovolenkou obočie, mihalnice a ošetrenie pleti, po leti regenerácia po slnku.
  • Pred Vianocami a plesovou sezónou. Slávnostné líčenie, ošetrenia pred spoločenskými udalosťami a darčekové poukazy.

NOTIFI umožňuje posielať kampane cez SMS aj e-mail s filtrami. Môžete vybrať napríklad klientky, ktoré neboli určitý počet dní, tie, ktoré mali konkrétny typ objednávky, alebo tie, ktoré nikdy neobjednali. Príklad kampane pred jarou pre klientky, ktoré neboli viac ako 60 dní:

Dobrý deň, tu salón Pleť a Pohoda. Jar je ideálny čas na ošetrenie pleti. Voľné termíny v apríli ešte máme, stačí odpísať. Odhlásenie: notifi.sk/stop

Kampane nahrádzajú aj to, čo automatická šablóna nezvládne, napríklad samostatné pozvanie pre klientky na obočie. Ak chcete vedieť viac o marketingových správach, pozrite si [SMS marketing pre malé prevádzky](/blog/sms-marketing-pre-male-prevadzky/).

Evidencia klientok, narodeniny a recenzie

Karta klientky v NOTIFI drží meno, telefón, e-mail, súhlasy a históriu ošetrení, takže nemusíte hľadať po zošitoch. Narodeniny a prosba o recenziu sú ďalšie dva spôsoby, ako zostať v kontakte.

Do karty zapíšte aj narodeniny. V správny deň môže odísť krátke blahoželanie, napríklad s malou pozornosťou pri ďalšej návšteve, ak sa tak rozhodnete. Klientka to vníma ako osobné gesto, nie ako reklamu. Viac o tom v článku [Narodeninová SMS zákazníkovi](/blog/narodeninova-sms-zakaznikovi/).

Prosba o Google recenziu je dostupná v plánoch GROW a PRO. Pri objednávke zaškrtnete, že sa má po ošetrení poslať, a klientka dostane odkaz na hodnotenie. Pre kozmetiku sú recenzie zlato, pretože nová klientka si často vyberá podľa hviezdičiek a komentárov. Podrobnosti nájdete v článku [Ako získať viac Google recenzií](/blog/ako-ziskat-google-recenzie/).

Ručná SMS z karty klientky sa hodí na všetko, čo sa nedá predpripraviť: „Mám dnes uvoľnený termín o 16:00, prídete?“. Odošle sa rovnako ako automatická a nájdete ju v histórii správ.

Koľko to stojí

NOTIFI stojí 18 € mesačne v pláne BASIC, 28 € v pláne GROW a 38 € v pláne PRO. SMS sa platia zvlášť: 0,08 € v BASIC, 0,07 € v GROW a 0,06 € v PRO za správu. Pri ročnej platbe získate 4 % zľavu. Aktuálny prehľad je v [cenníku](/cennik/).

Jednoduchý výpočet: ak pošlete mesačne 80 SMS (pripomienky aj pozvania) v pláne GROW, vyjde to na 80 × 0,07 = 5,60 €. K tomu plán za 28 €, spolu 33,60 € mesačne. Ak vďaka pripomienkam príde len jedna klientka mesačne, ktorá by sa inak stratila, náklad sa vráti.

Prvých 7 dní máte všetky funkcie ako v pláne GROW, aby ste si NOTIFI mohli vyskúšať na vlastných klientkach. V pláne BASIC sú zapnuté dve SMS šablóny, v GROW päť, v PRO bez limitu.

Súhlas a odhlásenie

Marketingové správy môžete posielať len klientkam, ktoré s tým súhlasili, a každá marketingová SMS obsahuje odkaz na odhlásenie notifi.sk/stop. Súhlas si zapíšte pri klientke už pri prvej návšteve.

NOTIFI posiela automatické správy len tým, pri ktorých je súhlas zaznamenaný. Zodpovednosť za získanie súhlasu však zostáva na vás ako prevádzkovateľovi. Ako to spraviť jednoducho, popisuje článok [Ako zbierať kontakty na zákazníkov legálne a bez rizika pokút](/blog/ako-zbierat-kontakty-na-zakaznikov-legalne-a-bez-rizika-pokut/) a základy nájdete v článku [SMS a GDPR](/blog/sms-a-gdpr/). Nejde o právnu radu, pri pochybnostiach sa poraďte s právnikom.

Časté otázky

Aký rezervačný systém je vhodný pre kozmetický salón?

Vhodný je taký, ktorý má prehľadný kalendár, kartu klientky s históriou ošetrení a automatické SMS pripomienky. Pre malý salón nemusí byť komplikovaný. NOTIFI pokrýva evidenciu, pripomienky, pozvania a kampane, ale klientky sa cez neho samy neobjednávajú.

Dá sa v NOTIFI viesť kúra alebo permanentka?

Samostatný modul na predplatené balíky zatiaľ nie je, takže zostatok vstupov nesleduje automaticky. Každé ošetrenie zapíšete s dátumom a stav kúry si poznačíte do poznámky. Zdravotné údaje do poznámky nezapisujte.

Kedy poslať klientke pozvanie na ďalšie ošetrenie?

Závisí od služby a vášho postupu. Pri obočí býva rozumné okno približne 3 až 4 týždne, pri čistení pleti 4 až 6 týždňov. Ide o ilustračné hodnoty, počet dní si v šablóne nastavíte sami.

Môžem do poznámky zapísať alergie alebo kožné ochorenia?

Neodporúčame to. Ide o zdravotné údaje, teda citlivú kategóriu osobných údajov, a do voľnej poznámky v karte zákazníka nepatria. Zapisujte len prevádzkové informácie o ošetrení.

Potrebujem na SMS pripomienky súhlas klientky?

Áno. Na marketingové správy potrebujete súhlas a každá takáto SMS obsahuje odhlásenie notifi.sk/stop. Súhlas zapíšete pri klientke v aplikácii.

Môžu sa klientky objednať cez NOTIFI samy?

Nie, termíny zapisujete vy. NOTIFI sa stará o pripomienky, pozvania na ďalšiu návštevu, narodeniny, kampane a prosbu o recenziu.

Vyskúšajte NOTIFI vo svojom salóne

Ak chcete, aby sa vaše klientky vracali na ďalšie ošetrenie bez ručného písania správ, vyskúšajte NOTIFI 7 dní na vlastnom salóne. Zapíšte pár klientok, nastavte pripomienku a pozvanie na návrat a uvidíte, ako sa vám kalendár plní. Začnite na [stránke skúšky](/vyskusalte/).